Le protocole du colloque

*Le protocole du colloque annuel des humanités numériques francophones*

Ce protocole est destiné à servir de base à l’organisation des colloques Humanistica, il peut être discuté et amendé pour correspondre au mieux aux situations rencontrées.

Introduction

Ce document présente les détails pratiques de l’organisation du colloque annuel des humanités numériques francophones. Il met en place un certain nombre de principes généraux et sert de ligne directrice pour régler la planification et l’administration du colloque. En particulier, il cherche à rendre compréhensibles les différentes responsabilités qui incombent aux organisateurs locaux, au comité du colloque et au comité d’Humanistica.

Comités

Le comité d’Humanistica

Le comité de coordination de l’association a pour responsabilité, chaque année, de choisir le lieu du colloque sur la base des candidatures reçues et de nommer le comité du colloque.

Les organisateurs locaux

Les organisateurs locaux se chargent des aspects logistiques du colloque (lieu et salles, matériel à disposition, informatique, panneaux, pauses-café, budget et finances, inscription des participants). Ils désignent parmi eux 2 à 4 personnes chargées de les représenter au sein du comité du colloque. Ce nombre est volontairement laissé ouvert pour que la représentation des organisateurs locaux au sein du comité du colloque reflète au mieux leur réalité institutionnelle. Indépendamment de leur représentation au comité du colloque, les organisateurs locaux s’organisent de la manière qui leur convient le mieux.

Le comité du colloque

Le comité du colloque est composé de représentants du comité de coordination d’Humanistica, et de représentants des organisateurs locaux. Humanistica nomme ses représentants de façon à ce qu’ils soient le même nombre que les représentants des organisateurs locaux (entre 2 et 4 personnes de chaque côté). Le comité du colloque est présidé par un binôme composé d’un représentant du comité d’Humanistica (désigné par ce dernier) et d’un représentant des organisateurs locaux.

Sa tâche principale est de construire le programme du colloque : il décide donc de la thématique de l’événement, encadre le processus d’élaboration de l’appel à contribution, s’occupe de l’évaluation et fixe les horaires du colloque. Il choisit également la ou les personnes invitées à présenter une conférence plénière (keynote), sur proposition des organisateurs locaux. En cas de désaccord sur ce point au sein du comité du colloque, le comité d’Humanistica tranche.

Le comité du colloque veille à éviter les conflits d’intérêt si un ou plusieurs de ses membres soumettent une contribution au colloque. Le comité du colloque peut faire ponctuellement appel à l’aide du bureau d’Humanistica pour la gestion d’aspects pratiques (site web, coordination de la communication, etc.).

Colloque

Description

Sous le titre de “Colloque Humanistica”, le colloque annuel des humanités numériques francophones rassemble chercheurs et acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur (chercheurs, ingénieurs, étudiants, enseignants, métiers de l’information scientifique et technique, etc.) concernés par les humanités numériques.

Il est abrégé “Humanistica YYYY” (où YYYY représentent l’année) et #HumanisticaYYYY. Quelle que
soit l’institution qui l’héberge, cette identité est conservée d’année en année afin d’assurer une
continuité. Il en est de même pour le site web du colloque : la plateforme utilisée est sciencesconf et l’URL du site web est https://humanistica20YY.sciencesconf.org/

Le colloque reçoit chaque année un titre ou une phrase d’accroche qui l’inscrit dans un cadre thématique général ou particulier.

Durée

Le colloque a lieu entre mars et juillet. Sa durée varie en fonction des contraintes du lieu et du souhait des organisateurs locaux. En principe, il dure plus d’une journée pour laisser au comité du colloque la liberté d’intégrer des contenus et des formes d’échanges variés. Le colloque est ouvert par une prise de parole des responsables des trois comités impliqués (association, programme, organisateurs locaux).

Selon les besoins du comité d’Humanistica, le colloque prévoit une plage horaire de quelques heures destinée à remplir les obligations statutaires de l’association, à savoir une assemblée générale ainsi qu’une séance du comité.

Il est également possible d’organiser des ateliers, un THATCamp, un programme social/culturel ou toute autre forme d’événement en marge ou au sein même du colloque.

Finances

Le principe du colloque est d’être le plus accessible possible : il ne vise pas à produire un bénéfice et doit chercher à limiter ses dépenses au strict minimum. Les frais d’inscriptions sont calculés par le comité du colloque, en accord avec les organisateurs locaux (qui y sont représentés). Les membres d’Humanistica à jour de cotisation bénéficient d’une réduction correspondant au moins au montant d’une cotisation annuelle entière. Comme pour les cotisations Humanistica, un tarif spécial est prévu pour les étudiants et les ressortissants d’un pays en voie de développement.

Humanistica participe à hauteur de 2000€ aux frais du colloque. En cas de bénéfice, la somme est partagée entre l’association (50%) et les organisateurs locaux (50%). La comptabilité est du ressort des organisateurs locaux, elle est supervisée par le comité du colloque. En cas de désaccord majeur au sein de ce dernier, le comité d’Humanistica tranche.

Les organisateurs locaux sont libres de trouver des sources de financement supplémentaires. Les institutions participant financièrement seront mentionnées et remerciées pendant le colloque. À noter que la contribution d’éventuels partenaires peut être financière ou en nature mais n’est pas d’ordre académique (les sponsors ne se voient pas offrir une place dans le programme scientifique).

Communication

Humanistica met plusieurs pages de son site web à disposition du colloque. La communication est coordonnée par le comité du colloque en commun accord avec le comité de l’association.

Les institutions hôtes sont encouragées à communiquer à propos de l’événement même si le canal principal reste celui du comité du colloque.

Les supports de communication du colloque sont clairs sur la différence de statut entre le logo d’Humanistica et les logos des institutions hôtes ou des partenaires.

Appel à candidatures pour l’accueil du colloque. Le dossier à présenter.

18 mois au plus tard avant le colloque, en septembre, Humanistica lance un appel à candidatures pour héberger le colloque de l’année suivante. Les candidats font état de leur intérêt en soumettant un dossier présentant : l’institution, la date de la manifestation, le comité local et le thème du colloque.

Le comité d’Humanistica fait son choix parmi les propositions et annonce celui-ci lors du colloque qui suit (soit env. 12 mois avant le colloque concerné). Il porte une attention particulière à varier les régions de manière à ce que toute la francophonie puisse être représentée, dans la mesure du possible.

Appel à contribution

Le comité du colloque, idéalement plus d’un semestre avant l’événement, lance un appel qui détaille les différentes formes de contributions attendues. Il peut s’agir par exemple, et sans se limiter à une telle liste, de présentations courtes ou longues, de tables rondes, d’ateliers pratiques, de présentations de logiciels, de sessions de discussion ouverte, de posters, de présentations audio-visuelles ou interactives, de présentations à distance, etc.

Un délai formel est fixé. Le comité du colloque est libre d’accorder un délai différent à certaines formes de contributions en fonction de leur nature.

Processus d’évaluation

Le comité du colloque se charge de rassembler un groupe d’évaluateurs, en se basant sur la liste des évaluateurs sollicités les années précédentes. Il a la possibilité d’utiliser les canaux de diffusion de l’association pour procéder à un appel à évaluateurs.

Le comité du colloque décide des modalités d’évaluation (single-blind, double-blind, ouvert). L’appel à contribution est prévu de manière à prendre ces dernières en compte (il indique par exemple si les textes doivent comprendre une mention de l’auteur ou pas). Chaque proposition doit recevoir au moins 2 évaluations.

Conférences plénières

Une ou plusieurs conférences plénières (keynotes) peuvent ponctuer le colloque, selon le désir des organisateurs locaux et du comité du colloque. Elles donnent le ton de l’événement.

En plus d’obéir à des critères liés à la thématique générale du colloque, le choix des intervenants prend en compte des critères de diversité géographique, professionnelle, disciplinaire et de genre.

Publication/valorisation

Les résumés des contributions sont mis en ligne par le comité du colloque en amont de celui-ci. Selon les circonstances, la revue Humanités numériques peut accueillir des articles issus de contributions du colloque dans le cadre d’un numéro thématique avec appel ouvert.

Code de conduite

En s’inscrivant au colloque, les participants acceptent de se conformer à la charte éthique d’Humanistica.

Planification annuelle

18 mois avant

● Appel à candidatures pour l’hébergement du colloque

J-12 mois

● Lors du colloque précédent, le comité d’Humanistica évalue les propositions et rend publique la destination suivante.

● Les organisateurs locaux réservent les lieux et s’assurent de la logistique.

● Le comité d’Humanistica nomme le comité du colloque ainsi que ses deux présidents.

J-10 mois

● Le comité du colloque met en ligne l’appel à contributions.

● Il met également en place sa liste d’évaluateurs ou lance un appel à évaluateurs conjointement à l’appel à contributions.

J-8 mois

● Délai d’envoi des propositions de contributions.

● L’évaluation commence.

J-6 mois

● Fin de l’évaluation.

● Décision concernant les conférences plénières.

● Visite des lieux par le comité du colloque (ou une partie de celui-ci) et vérification des détails pratiques avec les organisateurs locaux.

J-5 mois

● Ouverture des inscriptions.

J-3 mois

● Le programme définitif est communiqué.

J-1 mois

● Mise en ligne des résumés des contributions.